Tietosuoja

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Verohallinnon Eläkeläiset ry                                             

Rekisteritunnus 210453

Yhteyshenkilö sihteeri Eeva Marttinen; sihteeri@verohallinnonelakelaiset.fi

Jäsen- ja luottamushenkilörekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Verohallinnon Eläkeläiset ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Verohallinnon Eläkeläiset ry:n jäsenten ja luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Etunimet

• Sukunimi

• Kotipaikka

• Puhelinnumero

• Sähköposti

• Postiosoite, jos sähköpostiosoitetta ei ole

. Verohallinnon yksikkö josta jäsen jäänyt eläkkeelle

• Lisäksi rekisterissä on tieto jäsenmaksusta

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Maksutiedot saadaan pankista.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu jäsentietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi kuten yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri, digivastaava ja rahastonhoitaja. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat suojatut. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen tapahtuman järjestäjälle kuten matkatoimistolle.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötiedot luovutetaan asianomaiselle viranomaiselle, jos laki niin edellyttää.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Verohallinnon Eläkeläiset ry:n jäsen.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaan milloin tahansa

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; - saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; - vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

-jäsenellä on milloin tahansa oikeus pyytää kuviensa poistamista, jolloin yhdistys poistaa kuvat viipymättä niistä sähköisistä medioista, joista ne voidaan poistaa aiheuttamatta kohtuuttomia kustannuksia tai haittaa. Jäsenen on hyvä kuitenkin huomioida, että internetiin ladatut kuvat voivat joutua ulkopuolisen kolmannen osapuolen haltuun, joihin yhdistyksellä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö yhdistyksen hallitukselle. Verohallinnon Eläkeläiset ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Verohallinnon Eläkeläiset ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Verohallinnon Eläkeläiset ry:n luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot).

Tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen esim. matkatoimiston edellyttämät tiedot, jotka rekisteröity ilmoittaa ilmoittautumisen yhteydessä.

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset ja muut yhteydenotot tehdään sähköpostitse osoitteeseen: sihteeri@verohallinnonelakelaiset.fi. Rekisteröity voi ottaa yhteyden myös yhdistyksen puheenjohtajaan Anita Wickströmiin puh +358 40 564 6240.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 23.3.2023